Na začátku života každého úkolu bývá povětšinou zpráva z poštovního klienta, která po vás něco chce. Zákeřnost této komunikace je především v tom, že maily přicházejí pořád a nemají konce.
Jednou k večeru jsem seděl na svým Inboxem a zíral na hromadu asi 500 mailů, které mi ležely bez ladu a skladu a zároveň jsem s obavami sledoval pokus o chabou stromovou strukturu poštovních složek v levém sloupci. Nic moc. Tam všude čekaly úkoly, termíny, zprávy, rešerše, informace, spamy, zbytečné kraviny a speciální příkazy od šéfa. Změť nad změť a co s tím?
V těchto případech si dávám trochu času pro zkoumání šmejdím po Internetu se zásadní životní poučkou “neexistuje běžná věc, kterou už nikdo neřešil” a hledal možné řešení. Mezitím jsem vysledoval, že hroucení z laviny mailů postihuje kdekoho a nikdo to vlastně neřeší nebo řešit neumí. Postupně jsem se propátral k Allenově geniální metodě Getting Things Done a hlavně pro začátek skvěle použitelné metodě Inbox Zero, která řeší práci s maily.
Princip jsem si několikrát nakreslil, přemýšlel jsem o tom a upřímně řečeno i jsem se ho bál zkusit. Přece jenom, mailů byla hromada a zorganizovat všechno mi zabralo dost času. Systém jako takový jsem nasadil jednoho pošmourného večera v březnu a od té doby…mám docela klid 
O co tedy vlastně jde? Na začátku stojí jedno úskalí, které je potřeba mentálně překonat a to zní: “Mazat! Vše, co nesouvisí s prací a je nepoužitelné, ihned smažte!!“. V mailboxu to nemá co dělat. Druhá poučka, kterou jsem zavedl je tzv. Pravidlo 2 minut, což je opět jednoduchá věc: Pokud se vrhnete do mailboxu na nové maily, vše co se dá vyřídit v mailu do 2 minut vašeho času, ihned udělejte. Šetří to totiž hodně času, protože na mail a na (i krátkou odpověď) pak nemusíte myslet celé odpoledne. Sem patří především jednoduché odpovědi typu “Ne, nikdy!” nebo “Ano, rád!”, případně krátké věty, potvrzení již dohodnutého a podobně. Do 2 minut se s každým mailem dá stihnout mraky věcí, věřte mi.
Další věcí, která je potřeba udělat je prioritizace. Ošklivé slovo co? Ale! Systém je velmi jednoduchý a vychází z toho, že
a) Mail je potřeba vyřídit co nejdříve - proto přemístíme do vytvořené podsložky Action
b) Na mail zareagujete a očekáváte odpověd - šup s ním do podsložky Waiting
c) Mail, který přišel chcete vyřídit “až někdy” - proto ho přesuneme do podsložky Someday
d) Z jakéhokoliv důvodu nechceme příchozí mail smazat, ale nyní na něj nemusím reagovat, třeba pouze informuje a přitom ho nechceme založit - k tomu slouží složka Hold
e) jako poslední složku jsem pokusně zřídil Reminder, kam si dávám věci, na které nechci zapomenout nebo věci, které si posléze zařadím do svého úkolovníku.
A to je celý zázrak! Celý stromek vypadá pak třeba takto:
Abych se vůbec mohl dostat z počátečního stavu, poradil mi systém Inbox Zero jednu vychytávku: Všechny stávající maily přesuňte do podsložky Temporary a třiďte je ve chvílích volna! Rázem se dostanete k volnému Inboxu a můžete začít zkusit pracovat s novým systémem. Když je volno, postupně promazávejte a třiďte staré maily. Možná budete překvapeni, kolik nepotřebných informací se na vás valilo a které uchováváte zbytečně.
Abych si dodělal přehled vyřízených věcí, používám archív na svém lokále, který je organizován do normálních složek a podsložek. K tomu pro rychlé hledání používám Google Desktop, který mi docela pomáhá. Někdo po vyřízení mailů vše cpe pouze do jedné složky Archiv, ale to už je za hranicí chaosu, který bych zvládl.
A co je hlavní věc? Mažu! Nekompromisně mažu. Cokoliv jde mimo mě, jakékoliv informace, které nejsou použitelné pro práci, ihned mažu. Stejně jako většinu CC mailů, nejsou určeny ve valné míře pro mě a tudíž je nepotřebuji. Pokud je něco důležitého, kolegové se obrací přímo nebo mail přeposílají s komentáři.
Jak tedy vypadá běžné ráno u notebooku s ještě teplou kávou? Přes noc se do Inboxu nahrne zhruba 15-20 mailů někdy méně, někdy více. První věc, kterou udělám je promazání nepotřebných věcí a kancelářského spamu. Z mailů je najednou polovina. První věci vyřizuji dvouminutovky a posléze je házím do složky Waiting, kde čekají na svůj osud, pak procházím mailbox a rovnou strkám do podsložek maily podle klíče, který jsem uvedl výše. Za pár minut mám hotovo, Inbox prázdný a jako první se dívám do svého úkolovníku, posléze do podsložky Action a začnu vyřizovat tuto část pošty. Na cokoliv odpovím nebo zareaguji z podsložky Action, hned přesouvám do podsložky Waiting - mail totiž čeká na odpověď, nějakou reakci a proto už se jím nemusím zabývat. Mezitím začíná běžná agenda, ale k mailům si sedám tak jednou za hodinu a jinak se jimi nenechávám rušit a pracuji, schůzuji a pod.
Systém je hodně efektivní, samozřejmě chce trochu času na zažití. Chce také trochu času na vyřízení Temporary podsložky, ale mě to trvalo zhruba týden po volných chvilkách. Výsledkem je nejen mnohem lepší přehled v mailech, ale ve výsledku značnou úsporu času a praci s úkoly, ale o tom až zase příště.
(pokud jsem něco napsal nesrozumitelně, klidně se ozvěte)
